Az A3-as jelenléti ívek útja a percre pontos adatokig – Interjú Erzse Tiborral

Munkaügyi szakértő és tanácsadó, az ország egyik legismertebb munkaügyese. Több mint tíz éve foglalkozik tanácsadással, a Munkaügyi Fórum alapítója és az innovatív munkaidő nyilvántartó, az OLM Rendszer ügyvezető igazgatója. Erzse Tiborral beszélgettünk.

Tudsz mesélni egy kicsit magadról? Mi vezetett az OLM Rendszer elindításához?

Ez már lassan egy régi sztori: 2004-ben közgazdászként végeztem, és szállodaigazgatónak készületem, viszont a munkaügy úgymond a nyakamba szakadt. 23 évesen egy 3000 fős csapatnak lettem a vezetője vendéglátás területen. Ennek a 3000 főnek Magyarországon munkát kellett adni, nem beszélve arról, hogy az ezzel járó munkaszerződések, munkaügyi adminisztráció végeláthatatlannak bizonyult. Nem a toborzás volt a nehéz, hanem maga a papírozás. Az akkori szervezettel megbíztunk egy jogászt, aki hozott nekünk egy mintaszerződést 1 millió forintért – egy olyat, amit az internetről is le lehetett tölteni. Nem igazán értettem ezt a megoldást, így ekkor eldöntöttem, hogy beleásom magam a munkaügybe. Kiderült, hogy nem is olyan nehéz felhozni a tudásomat olyan szintre, ahol Magyarország munkáltatói akkor voltak.

2004-ben elkezdtem egy munkaügyi audit szolgáltatást, ami akkoriban nem létezett Magyarországon: volt a hatósági ellenőrzés és annyi. Arra, hogy átnézzük, hogy a cég hogyan is működik, hogy vezeti a jelenlétet, hogy függ össze a túlóra a késői szállításokkal, mitől lesz drágább az előállítási költség, stb… ezekre nemigazán volt példa.

Tehát elkezdtem egy komplexebb, közgazdaságibb oldalával foglalkozni a munkaügynek. 

Én inkább a számokhoz értek, nem vagyok jogász: meg kellett tanulni a munka törvénykönyvét, hiszen ez az alapja az egész működésnek. 2005-ben kezdtem el bevezetni az általam vizsgált cégeknél a munkaidő nyilvántartás táblázatot, hogy az A3-as jelenléti ívet le tudják cserélni. Ez egy sokkal egyszerűbb megoldás volt akkoriban, majd ehhez hasonló munkaidő beosztás tervezőket is elkezdtem bevezetni.

Milyen kihívásokkal találkoztál ebben az időszakban?

Az első lépés az volt, hogy cseréljük le a papírt digitális táblázatra: “Van 20 féle jelenléti ívetek szervezeten belül? Minek?” Legyen egy, ami egyszerű és átlátható.

Most is vannak olyan cégek, ahol egy szervezeten belül hozza a kölcsönző a jelenléti ívet, hozza a diákszövetkezet a jelenléti ívet, aztán van egy a termelésen, egy az adminisztráción, stb… Teljesen felesleges és rengeteg plusz adminisztráció van vele. Én 2012-ben, az akkori törvényhozás miatt  dolgoztam a legtöbbet: hajnal 5-től hajnal 5-ig. Rengeteg céggel voltam kapcsolatban, és ezt hirtelen – fél év alatt – kellett megcsinálni, ráadásul mindenkinek egyszerre. Ez egy erős időszak volt, áprilistól decemberig megállás nélkül dolgoztam, és ezt a pénzt fektettem be az OLM rendszerébe. Mert hogy közben – ha unatkoztam volna – jött ez az öltet is, hogy csináljunk egy online munkaidő nyilvántartó rendszert.

Mit kell tudni az online munkaidő nyilvántartó rendszer megalkotásáról?

A kezdeti nehézségek 2012-ben úgy kezdődtek, hogy azt hittük, hogy van egy jól működő szoftverünk, amire lehet építeni. Ez 2 hónap alatt kiderült, hogy mégsem így van… Nincs fejlesztőnk, újabb és újabb kihívásokkal kerültünk szembe. Rengeteg tájékoztatót tartottam könyvelőknek, beharangoztam, hogy mit fogok csinálni. Viszont lassabban készült, el mint gondoltam: ami 2012-ben elkészült, az sajnos kuka lett.

Jött a 2013: a fejlesztő srácoknak meg kellett tanulnia a munkaügyi sajátosságokat is, plusz nem állt annyi technikai megoldás sem rendelkezésre, mint most. Amikor elindítottuk a terméket 2013-ban, már tudtam, hogy nem az lesz a termék, amiről álmodoztunk.

Ebben az évben kezdtem el a mostani termékünket megtervezni és kivitelezni, viszont ott volt mellette a régi is, amit sokan megszerettek az indulás óta: több mint húszezer cég regisztrált a rendszerre, és több mint 50 000 felhasználónk volt. Tehát nagyon nehéz volt kivezetni, és az új terméket bevezetni helyette. Ez a folyamat 2 éve ért véget, azóta a ma is létező OLM Rendszer megoldást használják ügyfeleink.

Mesélj kérlek az OLM Rendszer jelenéről.

Jelenleg az OLM Redszer mindent lefed, ami  a foglalkoztatáshoz kapcsolódik. Mindennemű adminisztrációt és támogatást: a kollégák megtalálásától kezdve, beléptetés a területre, majd ezt követően a munkaszerződés, oktatás, beosztás, nyilvántartás, kapcsolattartás, egészen a statisztikákig és a kontrollingig.

Az utóbbi év is izgalmas kihívásokat tartogatott számunkra. A Covid alatt sok vállalat jött rá, hogy a papíros és exceles megoldások nem működnek, így mi a Covid alatt is szépen tudtunk fejlődni, a tavalyi évhez képest 67%-os növekedésben vagyunk. Ma már egy nagyon jól sikerült termékről tudok beszélni, amire büszkék is vagyunk. A csapatunk a kezdetek kezdetétől velem van, mindenki hozta a maga szakértelmét, így sikerült a mai formáját létrehozni a OLM Rendszernek.

Tudnál kicsit arról mesélni, hogy hogyan néz ki a hazai munkaidő nyilvántartás piaca? Hogyan sikerült megtalálni a rést?

Gyakorlatilag a hazai piac 50%-a még mindig papírozik, excelezik. Ismerek olyan 1500 fős céget, ahol a mai napig írják a jelenléti ívet, és 20 fő számolja ezeket össze. Azt sem lehet mondani egyértelműen, hogy az 1000 fő feletti cégeknek mind lenne megoldásuk, mert sajnos ez nem így van. Akik papíroznak, exceleznek, számukra mi teljesen automatizált megoldást tudunk biztosítani, ők a mi célcsoportunk. Nekik az OLM Rendszer használatával nem többszáz helyről kell összegyűjteni a jelenléti íveket – például bolthálózatok esetén -, hanem a bérszámfejtő egyből be tudja küldeni az adatokat a bérprogramba.

Mit gondolsz, a többezer fős vállalatoknál mik a legfontosabb érvek a papír és excel mellett?

Mi egy munkaidő nyilvántartó eszköz vagyunk. Ami a piacot jellemzi, hogy vannak olyan rendszerek, amik például egy beléptető szoftverhez fejlesztett melléktermékek. Ezekbe sok energiát öltek, és felfejlesztették egy bizonyos szintre, viszont egy beléptető rendszerbe nem kerül be az összes kolléga. Aztán vannak, akik HR szoftver irányból jönnek, de a munkaidő nyilvántartást csak hozzátették, így náluk sem megfelelő a kialakítás. Vannak, akik bérprogram mellé fejlesztettek munkaidő nyilvántartásokat. Bizonyos szegmenseket ki tudnak szolgálni vele, de összességében ezek a termékek 20-25 évesek. Sok nagy vállalat ezekhez a “jól bevált” eszközökhöz ragaszkodik, mondván hogy megbízható, “nem baj hogy drága”. Vannak, ahol külföldi rendszereket erőltetnek magyar piacra, de Magyarországon annyira egyedi a munkaidő nyilvántartás, hogy azt nem tudják megfelelően kezelni. Nekünk több, mint 500 féle pótlékunk van, és a munkaidőkeretes foglalkoztatás is egy magyar sajátosság.

Nagy vállalatoknak is vannak ilyen rendszerei, de ezek nem erre vannak kitalálva: beléptetésre, bérszámfejtésre, HR folyamatokra, stb, de a munkaidő nyilvántartás részét nem tudják megfelelően kezelni. Ezért kell nekik az a bizonyos papír. Tehát gyakorlatilag piac az van, mi pedig szinte percre pontos adatokkal dolgozunk – az 5 perces pontosság minden esetben teljesíthető. Tehát nem az van, hogy hó végén összesítjük a táblázatokat, hanem hónap közben is folyamatosan követhetők az adatok. Ennek eredményeképpen pedig előtérbe kerül a kontrolling: “Miért van a területen sok túlóra? Be vannak osztva a kollégák, de munka nincs”. Ilyen és ehhez hasonló problémák teljesen kiküszöbölhetők.

Már említetted, hogy a Covid az OLM Rendszer viszonylatában is meghatározó volt, elindított vállalatokat a digitalizáció útján. Milyen változásokat hozott a járványhelyzet?

Egy csomó funkciót testre szabtunk. Eddig is volt home office funkció, de eddig nem kellett senkinek. Most pedig természetesen ez kell mindenkinek. A legfontosabb szempont, hogy a kollégák otthonról is el tudják érni a munkaidő nyilvántartó szoftvert, tudjanak szabadságot kivenni a kanapéról is. Mielőtt jött a Covid, munkaerőhiány volt: a HR-t támogató eszközök voltak a legfontosabbak. A járványhelyzet kezdetekor azonban rengeteg munkaerő szabadult fel, kevés álláshirdetés mellett. Ezzel szemben jelenleg ismét többszörösére nőtt az álláshirdetések száma, úgyhogy jelenleg a piacon újra a HR támogató funkciók a legjelentősebbek. Az önkiszolgáló rendszerünk került például előtérbe, valamint a szigorodó termelési technológiai szabályok miatt a képzési modulunk is kiemelkedően népszerű. Itt a képzéseket meg lehet szervezni és kollégákhoz lehet kötni, ahol a kompetencia mátrix megmutatja, hogy kinek van szüksége a képzés megismétlésére, kinek fog lejárni az engedélye. Egy ezer fős vállalatnál például ez úgy néz ki, hogy megy végig az auditor, tableten nézi hogy “Józsinak van-e képzettsége a géphez vagy nincs”. Ott helyben meg tudta nézni a tableten, hogy meddig érvényes az engedélye, ahelyett, hogy mindezt papíron vagy excelben kellett volna keresgélni.

Mit gondolsz, van rá esély, hogy a jövőben itthon teljesen felszámolódjon a papír?

Ez olyan, mint hogy ma is vannak, akik nyomógombos telefont használnak, de nem jellemző. Ahogy az okostelefon beszivárgott az életünkbe, itt is ez lesz. Olyan kontrolling mutatók és KPI-ok kellenek, amiket nem lehet fenntartani a papíralapú megoldásokkal. Tudok olyan szervezetről, ahol rugalmatlan megoldások működnek: 250 fő bement reggel, délután és éjszaka ís úgy a műszakra, hogy nem volt munka. Ez nem fenntartható. Olyan szintű információ éhség van a piacokon, hogy ezek a papíralapú megoldások nem fognak tudni túlélni. Jelen vagyunk Ausztriában és Romániában is, de minden piac kicsit más, így nehéz megjósolni, hogy mikorra számolható fel a papír. Romániában már most is hatalmas igény van a mobil applikációra, ott az a legfontosabb, hogy mindenki elérhesse azonnal telefonjáról a szükséges felületeket. Ennek ellenére minden környező országban hasonló a papír-digitális megoldások aránya, például Németországban is 50%-ban papír és Excel van.

A jelenléti ívnek nagyon rossz megítélése van, mindenki utálja tölteni, és azt hisszük, hogy a hatóságoknak töltjük, de nem. A munkaidőt tartjuk nyilván, ahol az adatok a fontosak. Ennek van egy evolúciója, az én becsléseim szerint 2030 körül már nem ezekről a kihívásokról kell beszélnünk.

Megosztás

Megosztás itt: facebook
Facebook
Megosztás itt: linkedin
LinkedIn
Megosztás itt: twitter
Twitter

Hamarosan...

A jövedelemigazolások adminisztrációmentes korszaka hamarosan érkezik! Csapatunk az utolsó simításokon dolgozik a Verify hivatalos indulása előtt. Kérünk, hogy látogass vissza hamarosan oldalunkra.

Addig is… Add meg e-mail címedet és szerezz early access-t! Kollégánk 24 órán belül felveszi Veled a kapcsolatot.

The data will not be disclosed to third parties.

Cégek listája

Nem találod a cégedet az elérhető munkahelyek között?

Vedd fel velünk a kapcsolatot, hogy minél hamarabb bevezethessük ott is szolgáltatásunkat!